Ngày 27 tháng 06 năm 2008

Quản lý nhóm

Quản lý nhóm

(Lanhdao.net) - Lâu nay, người ta vẫn lan truyền câu nói khôi hài: "Một người Việt Nam giỏi hơn một người Do Thái (vốn có tiếng là thông minh), hai người Việt Nam giỏi bằng một người Do Thái, nhưng ba người Việt Nam thì không giỏi bằng một người Do Thái". Nghịch lý này phần nào phản ánh thực tế phong cách làm việc của người Việt Nam là quá thiên về cá nhân, không biết chia sẻ những giá trị chung và thiếu tinh thần hợp tác.

Do đó, những hiểu biết từ việc thành lập nhóm, tạo văn hóa cho nhóm cho đến đối đầu với những mâu thuẫn và thay đổi trong nhóm là một điều rất cần thiết cho các nhà quản lý Việt Nam.
Với 12 chương, cuốn sách "Quản lý nhóm" của tác giả Lawrence Holpp trang bị cho các nhà quản lý phương pháp và cách thức để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả nhất, cũng như đưa ra những lời khuyên hữu ích để đạt được những điều chúng ta thường mong đợi từ nhóm.


Bìa cuốn sách "Quản lý nhóm"

Cuốn sách cũng giúp chúng ta vạch ra các chiến lược cần thiết để lường trước và tránh được những chướng ngại chính trong quá trình phát triển trong môi trường nhóm. Ở cuối mỗi chương, tác giả có một bản tổng kết dành cho nhà quản lý bằng những tóm tắt và gợi ý ngắn gọn và súc tích.

Vì sao chúng ta thường hạn chế việc phát triển nhóm?

Lawrence Holpp giải thích điều này là do các lí do: chúng ta thường có tâm lý e ngại việc thành lập nhóm tốn quá nhiều tiền, nhưng lại không nhanh chóng thu được những kết quả quan trọng. Không chỉ thế, các giám đốc chuyên môn không hiểu rõ các nhóm, họ phải thanh toán hóa đơn hoặc dành thời gian cho các cuộc họp và các khóa đào tạo, những việc đối với họ có vẻ như hoàn toàn vô ích.

Nếu các tổ chức loại bỏ nhóm khi có dấu hiệu rắc rối đầu tiên, thì đó thường do việc lập kế hoạch kém. Vậy nên, để có được một nhóm hiệu quả, thì nhóm đó phải có đủ 5 chữ P: Mục đích (purpose); vị trí (position); quyền hạn (power); kế hoạch (plan) và con người (people).

Tại sao các tổ chức lại gặp rắc rối với các nhóm?

Tác giả xác định 5 rắc rối chính mà các tổ chức gặp phải khi xây dựng các nhóm. Ông mô tả những rắc rối này, sau đó đưa ra một số hướng dẫn chung để tránh gặp phải, sau đó ông đưa ra một số lời khuyên về việc hướng dẫn và hỗ trợ nhóm qua 5 giai đoạn phát triển và giải quyết mỗi rắc rối thường gặp phải trong mỗi giai đoạn. Đó là:

Dồn đống: Vấn đề này xảy ra khi bộ phận quản lý quyết định thử thành lập nhóm, tổ chức một cuộc họp ngắn để vạch ra chi tiết, cho rằng rằng đây là một quá trình "không cần phải nghĩ nhiều", và sau đó giao cho các nhóm 27 nhiệm vụ quan trọng mà trước kia vốn thuộc trách nhiệm của bộ phận quản lý. Điều này, làm cho các nhà quản lý hết sức ngạc nhiên, vì tự nhiên công việc của họ bị tăng gấp 3 lần.

"Cần câu và cái roi": Đó là khi các nhà quản lý mong muốn nhiều hơn những thứ họ sẵn sàng từ bỏ. Dù động thái này là chủ ý hay không, tác động của nó có thể phá hỏng nỗ lực của nhóm.

"Hãy đọc ý nghĩ của tôi": Các nhà quản lý thường mong muốn thành lập nhóm nhưng lại không biết mục đích nhóm là gì. Họ đã hiểu quá đơn giản về việc trao quyền và muốn giảm quy mô bằng mọi cách nên đã coi các nhóm là một phương tiện tự nhiên. Hoặc họ hy vọng các nhóm sẽ giúp họ giảm bớt trách nhiệm quản lý không mấy hấp dẫn. Họ tin tưởng vào khả năng nhưng lại không có mục tiêu rõ ràng và cũng không có chiến lược để đạt được mục tiêu đó.

"Vâng, nhưng... " Đôi khi bộ phận quản lý giao cho nhóm một số nhiệm vụ, với mục đích tốt nhất, nhưng sau đó suy nghĩ lại về quyết định đó. Rắc rối này thường xảy ra sau đêm mà nhà quản lý gặp phải một cơn ác mộng: "Chuyện gì sẽ xảy ra, nếu như..." - sự suy đoán này làm nảy sinh một mối lo lắng. Nói cách khác, "chuyện gì sẽ xảy ra, nếu như..." chuyển thành "vâng, nhưng...".

Thử xem - Bạn sẽ thích đấy: Rắc rối này là biến thể của câu ngạn ngữ: "Làm như tôi nói, đừng làm như tôi làm". Hãy tưởng tượng là nhà quản lý đảm bảo với các nhóm rằng môi trường nhóm là tốt nhưng chính họ lại không tham gia vào nhóm. Nhân viên và nhà quản lý đều biết chuyện gì đang xảy ra. Kết quả là nhân viên miễn cưỡng tham gia vào nhóm và sự tin tưởng của họ với những nhà quản lý cũng giảm đi. Rắc rối này cũng có thể phát sinh từ việc thiếu kế hoạch. Nhà quản lý biết thành lập nhóm là một ý tưởng hay nhưng bản thân họ không thật sự muốn bỏ ra thời gian và công sức cần thiết để làm điều đó.

Với 5 rắc rối này, tác giả đưa ra 3 lời khuyên rất ngắn gọn: Nói sự thật; Hãy đi chậm; và cam kết và thực hiện đúng.

Sáu vai trò của một nhà quản lý thành công

Mô hình lãnh đạo "cũ" với lãnh đạo là trung tâm của nhóm đã không còn hiệu quả, bởi một vài trọng trách cơ bản làm cho mô hình này càng kém hợp lý. Nhà quản lý thành công ngày nay có sáu vai trò:

- Phối hợp với các hoạt động của nhóm.

- Tư vấn các vấn đề hoặc lựa chọn cơ hội.

- Cung cấp nguồn lực.

- Huấn luyện giải quyết rắc rối.

- Hỗ trợ việc thực hiện nhiệm vụ.

- Tổ chức ghi nhận một cách trang trọng và thân mật.

Lawrence Holpp cho rằng, người quản lý chỉ đạo mọi người làm việc thông qua một trong bảy quyền lực cơ bản - quyền vị trí, quyền cá nhân, quyền chuyên gia, quyền nguồn lực, quyền trao thưởng, quyền ép buộc hoặc quyền liên kết. Ông cũng nhấn mạnh rằng: "Khi bạn chia sẻ quyền lực với nhân viên, bạn có thể làm tăng thêm giá trị của mình đối với tổ chức bằng việc học cách hòa hợp giữa những vai trò mới và những quyền lực cơ bản của bạn".

Tên sách: Quản lý nhóm (Managing teams)
Tác giả: Lawrence Holpp

Không có nhận xét nào: