Lơi ích và nguyên tắc trong việc ghi chép trường hợp trong công tác xã hội với cá nhân

Lơi ích và nguyên tắc trong việc ghi chép trường hợp trong công tác xã hội với cá nhân

Trong công tác xã hội với cá nhân, nhân viên xã hội (NVXH) có trách nhiệm ghi chép lại mỗi trường hợp thân chủ để lưu hồ sơ xã hội sau khi tiếp cận thân chủ, vấn đàm hoặc trong tiến trình theo dõi sự tiến bộ của thân chủ trong giải quyết vần đề. Nhưng làm thế nào để các báo cáo được viết một cách rõ ràng tuân thủ theo kế hoạch hành động của mình và của thân chủ và phù hợp với chuyên môn. Lợi ích của ghi chép tốt, có chuyên môn là bản ghi chép trường hợp đươc dùng cho đồng nghiệp tham khảo khi họ thay thế mình để tiếp tục hỗ trợ cho thân chủ và nó cũng là tài liệu theo dõi, bài học kinh nghiệm cho người khác, lưu trữ để thống kê, minh chứng cho hoạt động của cơ sở xã hội.
Việc lưu giữ các bản ghi chép là một công việc quan trọng trong can thiệp nghề nghiệp. Các bản ghi chép có nhiều ý nghĩa về trong mối hệ giữa thông tin chuyên môn và “ý tưởng” với thực tiễn được lưu giữ và ghi nhận.

Các ghi nhận trường hợp phục vụ một số chức năng trong thực tiễn:
1. Có ý nghĩa là tài liệu thông tin trường hợp
2. Có ý nghĩa ghi chép những suy nghĩ, ý tưởng, nhận xét về trường hợp của NVXH như trong một tiến trình giải quyết vấn để của trường hợp.
3. Tạo khả năng trao đổi thông tin giữa các nhà chuyên môn.
4. Đáp ứng được những yêu cầu hợp pháp đối với các tài liệu ghi chép về những vấn đề xảy ra trong cuộc sống của trường hợp thân chủ.
5. Cung cấp ý niệm về “đường đi” của cả quá trình can thiệp trường hợp
6. Cung cấp một bản ghi chép trọng tâm cho NVXH đánh giá và rà soát lại thực tiễn
7. Xác định điểm trọng tâm về chuyên môn cho việc tiến hành công tác giám sát
8. Xác định điểm trọng tâm có tính chuyên môn cho việc đánh giá chuyên môn về thực tiễn
9. Tạo khả năng để thân chủ đánh giá việc lưu giữ bản ghi chép của cơ quan.
10. Điều quan trọng đối với NVXH là phải nhận thức được rằng việc lưu giữ ghi chép là trách nhiệm mang tính chuyên môn của một người chuyên nghiệp. Các ghi chép đóng vai trò như là “bộ nhớ” của nhà chuyên môn. Thường là NVXH rất bận bịu với các thân chủ mà dễ quên đi thông tin thực tế như ngày, sự kiện, sự hiện diện. Ghi nhận lại thông tin vào một bản mẫu (record form) có nghĩa là NVXH có thể “nhớ thông qua bản ghi chép” hơn là một khối lượng thông tin lớn được lưu lại trong bộ nhớ của họ.Việc lưu giữ ghi chép cũng là một việc quan trọng đối với hoạt động ghi chép ý kiến chuyên môn của NVXH. Cả mẫu biểu ghi chép và mẫu Kế hoạch trường hợp là những phương tiện mang tính chuyên môn của việc ghi nhận ý tưởng về trường hợp. NVXH phải giữ các bản PAP (Professional Action Project - Kế hoạch hành động chuyên môn) và Kế hoạch Quản lý Trường hợp.
11. Việc lưu giữ ghi chép là một hoạt động mang tính chuyên môn. Bởi việc lưu giữ bản ghi chép như vậy được yêu cầu phả ứng theo những chuẩn mực chuyên môn. Các bản ghi chép phải phản ánh được những nguyên tắc mang tính đạo lý thực tiễn và như vậy phản ánh được ảnh hưởng trực tiếp những mong đợi đã được đặt ra.

Một số nguyên tắc mang tính đạo đức của việc lưu giữ bản ghi chép cần phải đáp ứng:
1. Không phán xét - Những bản ghi chép phải dựa trên cơ sở các yếu tố
2. nguyên nhân
3. Rõ ràng – Các nhà chuyên môn không nên ghi vào các bản ghi chép những gì chưa được chuẩn bị để thiông tin công khai
4. Công khai - Tất cả các bản ghi trường hợp nên được coi là tài liệu chung và có thể được các đồng nghiệp sử dụng, kể cả việc tiếp cận sử dụng của thân chủ.
5. Tính chuyên nghiệp - Tất cả bản ghi chép nên được viết theo một phong cách chuyên môn và rõ ràng để tạo khả năng cho những người khác đọc dễ hiểu theo tiến trình thông tin và ý kiến chuyên môn được nêu.
6. Tính bí mật – Thông tin được nêu trong bản ghi chép chỉ nên cung cấp trong tiến trình thực hiện dịch vụ. Những người không liên quan vào công việc cung cấp dịch vụ không nên xem và nhận xét về các bản ghi chép trường hợp này.Việc lưu giữ ghi chép là một yêu cầu theo khuôn khổ chuyên môn của ngành và NVXH nên xem đó là một công việc tự nhiên. Điều quan trọng phải nhớ rằng đó không phải là ghi chép mọi việc xảy ra với thân chủ hoặc quá trình can thiệp cùng với thân chủ.

Một số hướng dẫn cơ bản trong việc các bản ghi như sau:
1. Thông tin được ghi nhận nên có mối liên quan chính đáng tới sự ủy thác của cơ quan/lĩnh vực công việc của NVXH – phần lớn thông tin được ghi nhận được nên liên quan đến lĩnh vực thực tiễn.
2. Thông tin nên được trình bày đơn giản và mạch lạc.
3. Ghi chép là phù hợp khi được ghi vào bản mẫu đơn giản đã nêu.
4. Đọc những điểm lưu ý và tự hỏi nếu bạn là người khác đọc được những gì bạn ghi, bạn có thể hiểu rõ những gì mà bạn mong muốn truyền đạt không.
5. Khẳng định thông tin ghi chép hồ sơ các trường hợp được lưu giữ ở nơi đảm bảo và được tổ chức coi trọng.
Nguyễn Ngọc Lâm