SWOT để thay đổi

SWOT để thay đổi
Giới thiệu
SWOT là một phương tiện để có được từ các tham dự viên của một nhóm một số nhận xét và dự báo hữu ích cho việc hoạch định. Nó được dùng trong một buổi họp mà các tham dự viên đến từ các nơi và các tổ chức khác nhau. Nó cũng có thể được dùng trong một cộng đồng nơi mà các tham dự viên lưu trú hoặc được dùng trong một tổ chức xã hội.
SWOT được hướng dẫn thực hiện bởi một chuyên gia (người hướng dẫn NHD) nhằm giúp thay đổi chương trình hoạt động của tổ chức hay dự án phát triển cộng đồng với sự tham gia của các thành viên của tổ chức hoặc các thành viên của cộng đồng.
SWOT là chữ ghép của Mặt mạnh (Strengths), Mặt yếu (Weaknesses), Cơ hội (Opportunities) và những thách thức (Threats).
Thực hành:
Mạnh của cái gì? yếu của cái gì?
Những cá nhân (nhân viên, tình nguyện viên, cư dân cộng đồng, các đối tác), cơ cấu tổ chức ( cấu trúc và tiến trình), chương trình hay kế hoạch hành động, quản lý, dữ liệu, thông tin, tiến trình lấy quyết định, môi trường ( xã hội, vật chất, chính trị, sinh học, luật pháp, hành chính, kinh tế); tất cả là mặt mạnh và mặt yếu. Vậy nó là gì ?
Cơ hội cho cái gì? Thách thức của cái gì?
Nơi mà tổ chức, chương trình và người dân có thể bắt đầu từ đó cho đến hiện nay? Sẽ đóng góp được gì để đạt được mục tiêu? Chúng ta đang và sẽ ở đâu?
Một tầm nhìn, tất nhiên, là cần thiết trước khi mọi kế hoạch được thảo ra. Nếu là một tầm nhìn lý tưởng và không thực tế thì sẽ không thực hiện được. Nó được dựa trên các nhận xét thực nghiệm của những điều kiện và các yếu tố sẽ giúp ích cho sự thành công.
Một tiến trình tham gia:
SWOT là một phương tiện để có thông tin từ các tham dự viên. Thông tin này bao gồm các nhận định và các phân tích của các nhận định đó từ các tham dự viên. Cũng giống như buổi động não, buổi này là buổi mà NHD cố gắng phát hoạ mọi sự đóng góp từ các tham dự viên, đặc biệt là những cá nhân ít có ý kiến trong cuộc sống hằng ngày.
Buồi này được thực hiện tốt nhất khi các tham dự viên đều biết chữ và có thể viết lên những ý kiến của họ. Nếu như họ không biết chữ thì cần có con cái của họ đi theo để được giúp, cùng nhau thảo luận và trình bày các kết quả.
Đến buổi họp chung các nhóm lại với nhau, NHD viết 4 chữ trên tấm bảng: Các mặt mạnh, các mặt yếu, những cơ hội và những thách thức. Ví như trong trường hợp theo mong muốn của tổ chức xã hội muốn chuyển đổi từ dịch vụ từ thiện qua dịch vụ phát triển dựa trên tăng năng lực thỉ NHD và các tham dự viên cần xem xét các mặt mạnh và mặt yếu để có thể trở thành một tổ chức xã hội như mong muốn.
Khi nhóm đang đánh giá lại sau một năm làm việc, các mục đích và mục tiêu phải được nêu rõ một cách tóm lược. NHD phải bảo đảm là các thông tin đều được mọi người biết đến, yêu cầu các tham dự viên viết lên ý kiến của họ trên 4 tờ giấy lớn, mỗi tờ theo từng loại và họ không cần phải ghi tên mình.
Phương pháp cần có sự linh hoạt, NHD có thể chia nhóm lớn ra thành những nhóm nhỏ từ 4 đến 6 người, cung cấp cho họ bút lông màu, giấy trắng, ghi lại kết quả thảo luận nhóm. Tuy nhiên, nhóm nhỏ cần được chọn lựa kỹ hơn ví dụ khi có người kín đáo, ít bộc lộ khi vào nhóm chung với người quản lý của mình hoặc với người quen biết. Nhưng ở nhóm nhỏ có cái lợi là bớt được những ý kiến trùng hợp nhau khi làm theo từng cá nhân.
Viết một mình trên giấy, không ghi tên, không ai biết đó là của ai nên một vài ý kiến về các vấn đề tế nhị có thể được tiết lộ. Mục đích là làm sao tạo bối cảnh an toàn và thoải mái cho những người tham dự bộc lộ tự do và không có sự hạn chế nào. Buổi thực hiện SWOT theo phương pháp tham gia có nghĩa là mọi tham dự viên đều được khuyến khích đóng góp vào đầu ra cuối cùng.
Đối chiếu thông tin:
Khi các thông tin đã được ghi hết trên 4 tờ giấy thì cần họp chung lại. Cần có người tình nguyện gom lại các tờ giấy và tổng hợp theo từng loại. NHD dùng bảng nêu vài nhận xét và loại bỏ những gì trùng nhau.
NHD trình bày các kết quả chung của nhóm, chứ không nêu những thành kiến hay những giả định của một vài cá nhân. Điều này quan trọng, đặc biệt nếu có những thay đổi lớn trong tổ chức và của nội dung chương trình, tất cả các thành viên phải cảm thấy thoải mái vì đó là tiến trình nhóm chứ không do sự áp đặt của ai cả.
NHD cần trình bày tóm tắt những ý chính của SWOT, nêu rõ một vài mặt mạnh của một số điểm có thể là mặt yếu của một số điểm khác và cuối cùng phân tích các ý kiến có thể giúp hình thành một viễn cảnh tương lai tốt hơn của tổ chức. Tương tự như vậy, cơ hội cho vài hành động cũng có thể là thách thức cho những hành động khác.

Nguyễn Ngọc Lâm