Lập và quản lý nhóm trong công tác phát triển cộng đồng

Lập và quản lý nhóm trong công tác phát triển cộng đồng
by Phil Bartle, PhD

Mở đầu
Các mục sau đây sẽ giúp các bạn thêm các kỹ năng và kinh nghiệm một khi bạn đã là người tác viên của một cộng đồng. Những gì được nhấn mạnh ở đây là cách hình thành và thông hoạt các nhóm tín dụng tiết kiệm trong cộng đồng nghèo ở phạm vi nhỏ.
Tài liệu gồm 4 phần : (1) Lập nhóm, (2) quản lý nhóm, (3) tập huấn cho nhóm, và (4) họp nhóm.
1. Đến với nhau:
Nhu cầu đến với nhóm là để được:
- Tổ chức và hướng dẫn hành động
- Tăng cường và khuyến khích tiết kiệm và đầu tư
- Tập huần cho các thành viên về các kỹ năng cần thiết
- Hướng vào vấn đề tài chính cho doanh nghiệp nhỏ cá nhân.
Định nghĩa Nhóm:
Một nhóm có nghĩa là một số người ( tối thiểu là 5) đến với nhau một cách tự nguyện và với tinh thần hợp tác, có ý nguyện giúp đỡ lẫn nhau, tình chị em lối xóm, công bằng và trung thực; làm việc với nhau vì lợi ích xã hội và kinh tế của nhau. Trong trường hợp này một nhóm có thể là nhóm phụ nữ thành viên của Hội Phụ nữ, của Ban Xóa đói giãm nghèo của Quận, Huyện, một nhóm xoay vòng tín dụng truyền thống hoặc một nhóm phát triển phi chính quy của những cá nhân trong cộng đồng.
Nhu cầu gia nhập các Nhóm:
Có nhiều lý do mà mọi người muốn cùng đến với nhóm:
- Trong một nhóm, các thành viên tiếp cận được tài nguyên và dịch vụ dễ dàng hơn khi họ chỉ có một mình.
- Các thành viên nhóm cùng nhau tranh thủ được tài nguyên khan hiếm, tự quản lý lấy với nhau nhằm chống nghèo đói, thiếu lương thực.
- Thiếu quyền lực của một cá nhân đối phó với áp lực của thị trường, thất nghiệp và tự đánh giá mình thấp;
- Nhóm có thể là nơi thực nghiệm, tăng cường các kỹ năng như quản lý doanh nghiệp và giải quyết vấn đề;
- Nhóm giúp ích trong việc nhận biết những cơ chế tài nguyên từ Chính phủ và các tổ chức phát triển phi chính phủ (NGO);
- Nhóm giúp những phụ nữ buôn bán nhỏ gặp gỡ nhau;
- Nhóm giúp giảm chi phí giao dịch hành chính cho vay;
- Nhóm giúp giảm vỡ nợ thông qua tập thể chấp nhận nguy cơ và
- Nhóm cung cấp một kênh thông tin.
Vì thế điều quan trọng là người dân thu nhập thấp trong cộng đồng được huy động và tập huấn nhận biết ý nghĩa của những cố gắng tập thể trong giải quyết vấn đề trong khi những cố gắng của cá nhân đành phải bó tay, bằng cách tự nguyện cùng nhau cố gắng giúp đõ nhau, gia tăng sự tiếp cận của họ đến tập huấn về các kỹ năng quản lý doanh nghiệp nhỏ, những điều kiện tín dụng và thị trường và kỹ thuật phù hợp khác.
Công việc của tác viên (mobilizer) của bạn là tăng cường động lực và hành động này.
Thành lập một Nhóm:
Lý do chính của sự hình thành nhóm là sự tương tác dựa trên nhu cầu hoặc vấn đề chung. Quy mô những cá nhân chia sẻ cùng hoạt động càng lớn thì họ sẽ tương tác với nhau mạnh hơn và cao hơn là đưa đến hình thành nhóm. Sự tương tác giúp con người khám phá mối quan tâm chung, thích và không thích, thái độ, hoặc tình cảm.
Có những yếu tố quan trọng khác khuyến khích sự hình thành nhóm:
- Sự gần gũi về mặt địa lý: Người dân sống trong cùng một làng dễ hình thành một nhóm hơn người ở khác làng với nhau;
- Sự thu hút thể chất: Những cá nhân thu hút nhau về mặt thể chất có thể hình thành một nhóm, ví dụ như con trai và con gái trẻ và năng động;
- Thoả mãn: Thoả mãn các nhu cầu kinh tế và xã hội; và
- Sự hỗ trợ xã hội: Có thể được các thành viên nhóm cung cấp mỗi khi có khủng hoảng.
Để thành lập một nhóm tín dụng, sau đây là các điều kiện:
- Sự gia nhập nhóm phải cởi mở và tự nguyện;
- Không có sự can thiệp của tôn giáo và chính trị;
- Các thành viên phải cùng cảm thấy họ có nhu cầu lập nhóm để đạt các mục tiêu chung;
- Nhóm phải được quản lý một cách dân chủ; và
- Các thành viên phải được thông tin và có ý thức

Các kỹ năng cá nhân và thái độ của bạn, là tác viên, trong việc lập nhóm cũng quan trọng đóng góp cho việc lập nhóm thành công.
Sau đây là một số gợi ý. Là tác viên, bạn cần:
- Kiên nhẫn ( người dân có khuynh hướng thay đổi chậm; đừng cố hối thúc tiến trình nhanh quá);
- Sự thấu cảm ( Bạn cần hiểu các thành viên cộng đồng và các vấn đề của họ, khả năng nhận thấy mọi việc như họ nhận thấy);
- Kiến thức chuyên môn ( Bạn cần hiểu lãnh vực chuyên môn mà nhóm sẽ sinh hoạt và có khả năng trình bày rõ ràng với những từ đơn giản);
- Dấn thân: Bạn phải tin tưởng vào giá trị bạn đang làm gì và mong muốn làm tốt nó);
- Thực tế: Bạn có khả năng cung cấp sự giúp đỡ xác thực và theo cách thức thực tế;
- Tôn trọng : Người dân có thể nghèo nhưng họ không ngu dốt và họ cảm thấy bực bội khi tiếp cận “Anh cả” và có thể nghi ngờ mọi khuynh hướng “cái gì cũng biết”, và
- Trung thực và liêm chính: Uy tín của bạn là vốn quý quan trọng nhất với tư cách là tác viên.
Hình thành một nhóm đòi hỏi thời gian và kỹ năng. Tác viên cần phải thường xuyên thăm viếng cộng đồng nơi mà nhóm hình thành và bỏ thời gian để nói chuyện với người dân để hiểu biết về họ. Làm nhanh sẽ đưa đến thất bại. Nhóm thành công và bền vững không phải dễ có được.
Các bước sau đây cần phải làm để nhận diện những người quan tâm nhằm thành lập một nhóm trong cộng đồng:
1. Gặp gỡ người của Uỷ Ban địa phương và người cao tuổi để giới thiệu nhiệm vụ của bạn và xin được gặp các thành viên cộng đồng có quan tâm.
2. Gặp các thành viên cộng đồng để thảo luận về nhiệm vụ của bạn, cái gì mà bạn muốn làm, tính chất và hình thức thực hiện, và
3. Gặp các thành viên có quan tâm: Hẹn gặp các thành viên cộng đồng có quan tâm (nam và nữ) và mong muốn tham gia vào chương trình. Bạn ghi lại tên, địa chỉ, tuổi tác của họ, các hoạt động và mức độ tham gia của họ hiện tại trong cộng đồng.
Những đòi hỏi về thành viên nhóm:
Các thành viên nhóm có thể theo giới, ít nhất 18 tuổi với mục tiêu chung ( ví dụ như để trở thành người buôn bán độc lập), có hoạt động liên quan hoặc giống nhau và mong muốn đến và làm việc với nhau.
Một nhóm sẽ bền vững và mạnh hơn nếu các thành viên :
• Sẵn sàng tham gia vào một hoạt động;
• Chấp nhận các thành viên khác của nhóm;
• Dấn thân, hiểu và chia sẻ mục tiêu xoá đói giảm nghèo
• Trung thực và cư xử tốt; và
• Làm việc tốt

Những người với những đặc điểm sau đây có thể góp phần vào việc làm hư hỏng nhóm:
• Nghiện rượu
• Nghiện ma tuý
• Mang nợ quá nhiều
• Người bất kính
• Người lười biếng
• Người không trung thực
Công việc của bạn là không phải bắt buộc ai có thể và ai không thể thuộc một nhóm mà bạn cần hướng dẫn nhóm tự thành lập. Cần sử dụng một hệ thống lập nhóm tín nhiệm. Bạn yêu cầu các tham dự viên ghi tên của 5 hoặc 6 người mà họ tin là họ có thể tín nhiệm giao tiền cho họ. Những người với những đặc điểm tiêu cực có thể bị loại khỏi nhóm tín nhiệm và những người tích cực thì được đưa vào. Khi có ai than phiền là sao họ không có tên trong nhóm tín nhiệm thì bạn cứ trả lời là do họ không được phiếu tín nhiệm.
2. Quản lý một nhóm:
Quản lý một nhóm như thế nào? Lập một nhóm thường không khó; vấn đề là quản lý nhóm như thế nào để tồn tại và tăng trưởng mạnh, bền vững và tự duy trì được, biết lãnh đạo để có được quy chế hợp pháp.
Một nhóm có hai loại: thành viên bình thường và thành viên điều hành. Nó đòi hỏi sự tham gia tích cực cho cả hai để điều phối và quản lý công việc của nhóm. Các thành viên có thể tự xem mình bên ngoài của quản lý. Công việc xúc tác của bạn là bảo đảm họ hiểu nhóm là của họ và lãnh đạo nhóm được kiểm soát bởi tập thể. Các thành viên là những người chù đã uỷ quyền quản lý cho nhóm điều hành.
Bạn cho họ biết các lý do sau đây tại sao họ phải tự xem họ là thành phần của quản lý một nhóm:
• Các thành viên đóng góp tài nguyên cho các công việc tài chính của nhóm
• Đầu ra của các thành viên là do nhóm phụ trách và
• Các thành viên thoả mãn những kết quả do các công việc của nhóm ( lợi/thiệt hại) mang lại.
Nếu các thành viên tự xem mình ngoài sự quản lý của nhóm, việc này góp phần làm mất đi sự minh bạch và vì thế đưa đến thiếu sự quản lý và hạ thấp sự tín nhiệm sẽ làm tan rã nhóm.
Các thành viên đóng góp các tài nguyên đầu vào ( quỹ, việc làm, sản phẩm). Họ cũng xây dựng chính sách (ví như hoạt động tín dụng tiết kiệm dựa trên cái gì, số tiền đóng góp hoặc cho vay và cách họ chia sẻ lợi ích như thế nào)
Một uỷ ban thực thi chính sách và kế hoạch cho các thành viên.
3. Huấn luyện nhóm:
Có hai mục tiêu ( thụ hưởng) trong huấn luyện nhóm:
• Huấn luyện tất cả các thành viên nhóm; và
• Huấn luyện những người lãnh đạo quản lý hoặc điều hành.
Là tác viên , bạn phải huấn luyện hoặc thu xếp huấn luyện cho nhóm. Sau đây là một số, không phải tất cả, kỹ năng cần tập huấn cho các thành viên nhóm.
Hỗ trợ những dịch vụ tốt nhất cho các thành viên và bảo đảm các công việc được chạy tốt, một nhóm phải thực hiện một số việc, bao gồm:
• Một nhóm phải có địa chỉ chính thức để liên lạc trong mọi hình thức
• Một nhóm phải lưu giữ bản sao các luật lệ của địa phương và tờ đăng ký của thành viên; và
• Một nhóm phải hoàn thành một giai đoạn công việc của kế hoạch và được xác nhận của tất cả các thành viên.
Doanh nghiệp phạm vi nhỏ phải có doanh thu và tạo công ăn việc làm, tồn tại được và hoà mình với môi trường sống. Các thành viên phải nhận thức về quyền của họ là họ có quyền kiểm soát nhóm của họ.
Là tác viên, công việc của bạn là cho họ biết những điều sau đây:
• Các thành viên có quyền tham dự mọi cuộc họp của nhóm và bỏ phiếu về mọi vấn đề theo đầu phiếu phổ thông (một người một phiếu)
• Mọi thành viên của nhóm có quyền tham gia bầu Ban Điều hành và được ứng cử vào Ban nếu hội đủ điều kiện.
• Một số thành viên có quyền yêu cầu tổ chức đại hội do Ban triệu tập và nếu không được thì các thành viên có thể triệu tập cuộc họp.
• Mọi thành viên có quyền chia sẻ quyền lợi của nhóm
• Mọi thành viên có quyền giám sát tài sản hoặc hoạt động kinh doanh của nhóm
• Khi có quỹ và một thành viên đủ điều kiện có thể vay và
• Mọi thành viên khi không còn mắc nợ với nhóm thì có quyền rời nhóm và có thể chuyển phần đóng góp cho người khác.
Các thành viên có trách nhiệm về các khoản nợ của nhóm trong trường hợp nhóm không hoàn thành các nghĩa vụ tài chính. Khi một thành viên vay vốn, những người còn lại phải cùng bảo lãnh cho thành viên đó và họ chịu trách nhiệm về việc hoàn trả vốn vay.
Vai trò các thành viên trong quản lý:
Các thành viên tham gia quản lý bằng nhiều cách, bao gồm:
• Tham dự các cuộc họp xây dựng chính sách và kế hoạch;
• Bầu hoặc thay đổi thành viên của Ban Điều hành
• Thông qua và sửa đổi luật
• Chi cho các hoạt động của nhóm thông qua các khoản tiết kiệm và đóng góp (tuần hoặc tháng)
• Giám sát các hoạt động của nhóm; và
• Bảo vệ nhóm
Phụ trách đào tạo hoặc Ban Điều hành:
Các thành viên của Ban Điều hành hoặc các ban khác cần được tập huấn về các chức năng riêng biệt đòi hỏi các kỹ năng riêng biệt. Các thành viên nhóm phải nhận biết những vấn đề liên quan đến Uỷ ban của nhóm.
Các thành viên muốn trở thành uỷ viên điều hành hoặc nhóm mong muốn hội đủ:
• Các phẩm chất cần có của một thành viên Ban; và
• Nhiệm vụ được giao của thành viên Ban Điều hành trong một nhóm.
Một uỷ viên hay uỷ ban là gì ?
Một Uỷ Ban Điều hành hay Ban là bộ phận chủ chốt trong một nhóm được bầu trực tiếp qua đại hội các thành viên và quàn lý các công việc của một nhóm. Có thể bao gồm Trường và Phó Ban, thủ qu4y, thư ký và các uỷ viên khác, thường là không quá 4 người.
Các thành viên của Uỷ Ban phải có hoặc học các kỹ năng giúp họ:
• Tổ chức và triển khai các hoạt động của nhóm;
• Điều hành các cuộc họp và ghi biên bản
• Phát triển chính sách của nhóm và các thủ tục
• Duy trì và lưu giữ các sổ sách kế toán; và
• Thực hiện các thương lượng và làm việc với các tổ chức khác
Lãnh đạo:
Lãnh đạo có nghĩa hướng dẫn và ảnh hưởng đến người khác để làm sao họ có thể đóng góp vào tổ chức và các mục tiêu của nhóm. Công tác lãnh đạo do một nhà lãnh đạo phụ trách. Là tác viên bạn phải nhận diện và khuyến khích những người lãnh đạo địa phương từ ban đầu.
Một người lãnh đạo tốt có nhiều vai trò. Lãnh đạo nhóm có khả năng:
• Hướng dẫn các hoạt động của nhóm;
• Nhận thông tin từ các thành viên nhóm;
• Chuyển thông tin về cho nhóm
• Xác định các vấn đề và nhận diện các giải pháp;
• Đánh giá thành tích của nhóm;
• Đưa ra các ý tưởng và ý kiến;
• Khuyến khích người khác nêu ý tưởng và ý kiến;
• Hoà giải các xung đột giữa các thành viên nhóm; và
• Đại diện quyền lợi của nhóm với các tổ chức bên ngoài.
Những đặc điểm của một người lãnh đạo tốt.
Một lãnh đạo tốt phải:
• Được tin tưởng
• Đáng tin cậy
• Được tôn trọng trong cộng đồng
• Mong muốn phục vụ
• Cho thấy có năng lực và nghị lực
• Chịu nghe và lấy quyết định dựa trên những gì các thành viên nêu.
4. Các cuộc họp:
Các cuộc họp của nhóm bao gồm thời gian các thành viên vừa đến họp định kỳ vừa đột xuất để thảo luận lịch làm việc.
Các cuộc họp cần thường xuyên, đúng giờ và đúng ngày mỗi tuần. Tất cả các hoạt động của nhóm được xem xét mỗi tuần trong buổi họp, các thành viên chia sẻ các kinh nghiệm, học hỏi với nhau và cũng được tập huấn.
Thư ký ghi lại nội dung cuộc họp để nhắc nhở nhóm về các hoạt động và nội dung thảo luận của cuộc họp trước.