Kỹ năng điều hành nhóm

Kỹ năng điều hành nhóm
Cần phải làm gì để hướng dẫn cuộc họp có sự tham gia ?
1) Khuyến khích sự tham gia đầy đủ
Thông thường mọi người không nói điều mà họ thực sự suy nghĩ đặc biệt là trong cuộc họp. Đôi khi rất khó chấp nhận rủi ro và mọi người sợ bị người khác chỉ trích. Người thúc đẩy nên nhận thức khuynh hướng này và giúp mọi người vượt qua nó. Vai trò của bạn là tạo ra môi trường cho những người ngượng ngùng và e thẹn nói lên quan điểm, mong ước và mối quan tâm của mình. Đặc biệt là cần phải giúp đỡ phụ nữ và đưa quan điểm của họ vào cuộc thảo luận.
Nếu như bạn muốn phát biểu, hãy nói thật ngắn gọn và rõ ràng hoặc thú vị để giúp nhóm lắng nghe. Tránh phát biểu dài dòng vì học viên sẽ trở nên mệt mỏi và không chú ý nữa. Tốt hơn là thu hút học viên tham gia vào các hoạt động như chuẩn bị báo cáo, dán biểu đồ, v.v.
2) Thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau và vượt qua những định kiến
Nhóm có thể không làm việc tốt nhất nếu các thành viên không hiểu nhau. Hầu hết mọi người cảm thấy khó khăn khi tự mình thoát khỏi những định kiến. Người thúc đẩy giúp nhóm nhận ra rằng nhóm hiệu quả là nhóm được xây dựng trên sự hiểu biết lẫn nhau. Những quan điểm khác nhau vì vậy cần phải được thu thập và thảo luận để đi đến một kết quả thoả mãn tất cả mọi người. Việc không hiểu nhau dẫn đến sự căng thẳng cho những người tham gia. Những người lo lắng cần sự hỗ trợ và cần được đối xử một cách tôn trọng. Đối với người thúc đẩy quan trọng là không chiếm một vị trí, mà là tôn trọng tất cả các quan điểm và lắng nghe, để mọi người và mỗi người cảm thấy tự tin là mọi người đang hiểu họ.
3) Thúc đẩy giải pháp tập thể và thay đổi cách suy nghĩ thắng-thua
Mọi người thật khó có thể tưởng tượng rằng các bên tham gia với sự khác biệt rõ ràng thực tế lại có thể đạt được một thoả thuận chung làm hài lòng tất cả các bên. Hầu hết mọi người bị vướng phải quan điểm rằng giải quyết vấn đề và mâu thuẫn chỉ là chấp nhận "hoặc cách của tôi hay cách của anh”
Người thúc đẩy giúp nhóm tìm kiếm ý tưởng có thể kết hợp quan điểm của mọi người. Đây là một nhiệm vụ đầy thử thách - người thúc đẩy thường chỉ là một người suy nghĩ về những khả năng mà ở đó có thể tồn tại những giải pháp mang tính tập thể. Khi sử dụng cách suy nghĩ mới này, nhóm sẽ phát hiện những yếu tố tích cực và thường xuyên trở nên hữu ích hơn đối với hiệu quả của nhóm.
4) Chia sẻ trách nhiệm
Trong quá trình tham gia, các bên tham gia cảm thấy có trách nhiệm tạo lập và phát triển sự nhất trí mang tính bền vững. Họ thừa nhận rằng họ phảI sẵn sàng và có thể thực hiện những đề xuất mà họ đã nêu ra, vì vậy họ phảI nỗ lực hết sức để cho và nhận những đầu vào trước khi ra quyết định. Điều này đối lập với giả định truyền thống trước đây mọi người phải chịu trách nhiệm về những hậu quả của những quyết định chỉ được một thiểu số người đưa ra.
Thúc đẩy tốt hỗ trợ quá trình chia sẻ có hiệu quả trong nhóm như thế nào?
Trong số tất cả các ý kiến và kinh nghiệm được trình bày tại cuộc họp, một số thì thu hút một chút ít sự chú ý còn những ý kiến, kinh nghiệm khác thì biến mất như thể chúng chưa bao giờ được nói đến. Tại sao lại xảy ra điều này?
Đây là một lí do: một ý kiến được thể hiện theo một cách dễ hiểu và hấp dẫn sẽ thu hút sự chú ý của càng nhiều người hơn. Những ý kiến được trình bày khó hiểu hoặc đối nghịch rất khó được người khác lắng nghe và chấp nhận. Ví dụ, nhiều người thiếu kiên nhẫn với những người hay ngượng nghịu hoặc mất bình tĩnh và nói năng cộc lốc. ở hầu hết các nhóm mọi người thực sự muốn nói lên quan điểm, chia sẻ, lắng nghe kinh nghiệm của những người khác và đi đến thống nhất với những ý tưởng mới thú vị. Nhưng phạm vi và mức độ chia sẻ sẽ bị hạn chế bởi năng lực của họ và sự hỗ trợ của người thúc đẩy. Một người thúc đẩy có kĩ năng có thể là nguồn hỗ trợ tuyệt vời cho nhóm. Những gợi ý sau đây có thể giúp hạn chế những ý kiến bị lãng quên, và tăng những ý kiến được chia sẻ, thông qua can thiệp của người thúc đẩy.
Một người thúc đẩy có thể …
* tóm tắt những điều mà người khác nói khi anh ta được nhắc lại, nhằm giúp tập trung suy nghĩ của người đó,
* giúp những người nói năng cộc lốc, không trôI chảy bằng cách giúp họ nói bình tĩnh và đặt những câu hỏi gợi mở (câu hỏi thăm dò),
* nhắc lại ý kiến đã được một học viên hay ngượng nghịu khi trình bày nhằm thu hút sự chú ý của nhiều người khác,
* xử lí nghiêm khắc nhưng lịch sự và tôn trọng những ý kiến chen ngang, bằng cách nói với người muốn phát biểu rằng khi cuộc thảo luận hiện nay kết thúc, người thúc đẩy sẽ đề cập tới ý kiến của anh ta.
Quyền lực của người thúc đẩy tốt
Đặc điểm chính của một người thúc đẩy tốt là anh ta hay chị ta không chiếm vị trí trong những vấn đề thảo luận và kết quả sau thảo luận.
Anh ta hay chị ta cố gắng đảm bảo một quá trình công bằng, thẳng thắn và tạo nên một bầu không khí an toàn mà ở đó tất cả các bên tham gia đều được tham gia đầy đủ.
Bức tranh sau đây minh hoạ một số vai trò chính của một cán bộ khuyến lâm xã phảI thực hiện.
Nghe thấy là: Bị động
Lắng nghe là:
Chủ động
Thể hiện sự chú ý
Tìm kiếm ý nghĩa
Kĩ năng lắng nghe
Lắng nghe tốt khó hơn chúng ta nghĩ nhiều
Nghe thấy dường như là một việc rất dễ. Trên thực tế chúng ta nghĩ là chúng ta lắng nghe nhưng thực sự chúng ta chỉ nghe thấy cái chúng ta muốn nghe! Đây không phải là một quá trình có cân nhắc, điều đó hoàn toàn tự nhiên. Lắng nghe một cách cẩn thận và sáng tạo (tìm ra những khía cạnh tích cực, những vấn đề, khó khăn và căng thẳng) là kĩ năng thúc đẩy cơ bản nhất. Vì vậy chúng ta nên cố gắng hiểu những gì ẩn chứa trong đó, nhằm nâng cao kĩ năng của mình. Dưới đây là một số yếu tố cản trở việc lắng nghe tích cực và thúc đấy của chúng ta. Nhận thức được những cản trở này sẽ giúp chúng ta dễ dàng vượt qua chúng.
Khi lắng nghe chúng ta nên cố gắng làm những việc sau đây:
* thể hiện sự quan tâm * khách quan
* kiên nhẫn * tích cực tìm ý nghĩa
thấu hiểu * giúp người nói phát triển khả năng và động lực trong việc định hình ý nghĩ, ý tưởng và quan điểm
Khi lắng nghe chúng ta nên cố tránh làm những điều sau:
• không nên nói
• thúc giục người nói • giữ bí mật của người khác chỉ cho riêng mình bạn
• đưa ra nhận định/đánh giá quá nhanh trước
• tranh cãi • đưa ra lời khuyên trừ khi có người yêu cầu
• chen ngang • đi ngay vào kết luận
Kĩ năng đặt câu hỏi
Tại sao người thúc đẩy lại đặt câu hỏi?
ở đây có một số kĩ năng nhất định có thể giúp người thúc đẩy điều hành các cuộc họp thôn bản một cách có hiệu quả. Trước hết, phải là người lắng nghe và quan sát tốt. Tiếp theo đó là có kĩ năng trong việc đặt câu hỏi theo đúng cách và đúng thời điểm.
ở đây có một số cách để bạn có thể làm điều đó. Bạn có thể - nếu bạn cảm thấy bạn có tất cả các câu trả lời và muốn ấn định với mọi người kiến thức của bạn - thật đơn giản là đưa ra 'câu trả lời'. Hoặc bạn có thể tìm kiếm sự tham gia và tạo cho các thành viên của nhóm cơ hội phản ánh, suy nghĩ, phát hiện và đưa ra quyết định.
.
Lí do Ví dụ
Thu hút sự tham gia của mọi người Bạn cảm thấy thế nào ...?
Tìm hiểu cảm xúc, suy nghĩ, ý kiến và quan điểm của mọi người ý kiến của bạn về vấn đề này ...?
Thu hút sự tham gia của những người im lặng Tuấn, bạn nghĩ gì về vấn đề này?
Thừa nhận những đóng góp quan trọng Hoa, đây là một ý kiến rất hay. Bạn có thể nói rõ hơn cho chúng tôi được không?
Quản lí thời gian của cuộc họp Được rồi, chúng ta đã dành một chút thời gian cho vấn đề này. Bạn cảm thấy thế nào nếu chúng ta chuyển sang vấn đề khác?
Có được sự hiểu biết bằng cách tìm hiểu cả 2 mặt của vấn đề Đấy chỉ là một mặt của vấn đề. Hãy xem xét của mặt kia của vấn đề. Điều gì sẽ xảy ra nếu…?
Loại Tác dụng Rủi ro
Câu hỏi dùng để hỏi toàn bộ nhóm
(Tốt hơn là viết lên trên bảng xốp) • Khuyến khích mọi người suy nghĩ
• Rất có ích khi bắt đầu cuộc thảo luận Câu hỏi có thể không ai trả lời bởi vì không ai cảm thấy có trách nhiệm phải trả lời.
Chỉ thu được ý kiến của thành viên nổi trội trong nhóm
Đặt câu hỏi trực tiếp cho một thành viên cụ thể của nhóm Rất có ích để thu hút sự tham gia của phụ nữ, những người ít nói hoặc ngại ngùng
Tận dụng tốt kinh nghiệm của thành viên tích cực, có chuyên môn của nhóm. Nó có thể gây ngượng ngùng cho thành viên của nhóm chưa được chuẩn bị kĩ
Nếu người được hỏi không hiểu câu hỏi thì anh ta hay chị ta sẽ đưa ra cây trả lời không phù hợp.
Đặt câu hỏi bắt đầu bằng ai, cáI gì, khi nào, ở đâu, như thế nào?
Những câu hỏi này có thể không thể trả lời với câu trả lời đơn giản là có hay không Giúp phát hiện chi tiết
Rất tốt cho việc phân tích vấn đề, tình huống
Tại sao nó lại xảy ra?
Cần thay đổi cái gì? Đôi khi câu hỏi quá rộng, rất khó trả lời
Câu hỏi được bắt đầu với từ hỏi tại sao làm cho mọi người có cảm giác bị đe doạ
Câu hỏi mà người đặt câu hỏi muốn có được câu trả lời cụ thể Rất hữu ích trong việc định hướng lại thảo luận nhằm tập trung vào chủ để chính
Rất có ích trong việc kiểm tra xem liệu học viên có thực sự hiểu chủ đề thảo luận không Người thúc đẩy có thể áp đặt quan điểm của anh ta
Học viên dường như sẽ trả lời đúng như câu trả lời được mong đợi chứ không thật sự muốn chia sẻ quan đIểm
Câu hỏi thăm dò là gì?
Câu hỏi thăm dò là hỏi những câu tiếp theo nhằm thu thập thêm thông tin, hiểu rõ thêm vấn đề như là:
Bạn có thể giải thích rõ thêm được không?
Bạn có thể trình bày theo cách khác được không?
Bạn có thể cho tôi biết rõ thêm được không?
Nhưng tại sao, như thế nào, ai, khi nào, ở đâu?
Còn gì nữa không?
Câu hỏi thăm dò giống như bóc tách từng lớp của một ý kiến, quan điểm. Mục đích nhằm tìm hiểu cốt lõi của quan điểm. Điều đó có nghĩa là bằng cách hỏi thăm dò người thúc đẩy có thể tiến gần hơn tới lí do thực tế ẩn đằng sau một cái gì đó hoặc có được hiểu biết rõ hơn về vấn đề càng nhiều càng tốt.
Tại sao đặt câu hỏi thăm dò lại là một kĩ năng quan trọng đối với người thúc đẩy và sử dụng nó khi nào?
Đặt câu hỏi thăm dò có rất nhiều mục đích khác nhau. Nó có thể được sử dụng để:
thu hút mọi người
làm rõ câu hỏi, đầu vào và hoặc quan điểm,
tạo ra sự đối thoại
giải quyết vấn đề
Cách đặt câu hỏi thăm dò tốt
Khi nghe chúng ta nên cố gắng: Khi lắng nghe chúng ta nên tránh:
Lắng nghe tích cực Đưa ra đánh giá khi đang nghe
Đặt câu hỏi tiếp theo dựa trên sự hiểu biết về câu trả lời trước đó Thay đổi chủ đề liên tục
Làm rõ thông tin Đưa ra giả định
Tách biệt từng vấn đề hoặc điểm chính Lạc hướng do đi quá sâu vào từng chi tiết nhỏ
Năng động nhóm
Một số gợi ý khi làm việc với các thành viên nhóm không tích cực
Sau đây là một số kiểu thành viên nhóm mà thái độ, cách cư xử của họ có thể gây khó khăn cho cuộc họp, và một số giải pháp để giải quyết vấn đề này.
Kiểu Bạn nên làm gì
Người hay nói nhiều Tham gia trong nhóm với tư cách là người thúc đẩy.
Khuyến khích người khác bằng cách chỉ định trực tiếp họ phát biểu.
Người giữ im lặng hoặc hay e ngại Đánh giá cao bất kì sự đóng góp nào.
Khuyến khích họ ở làm việc trong nhóm nhỏ.
Người hay phản đối lại những ý kiến của bạn Tìm hiểu lí do tại sao lại như vậy.
Hỏi trực tiếp ý kiến, quan đIểm của những người khác.
Một số gợi ý khi làm việc với những thành viên nhóm tích cực
Mặt khác một số người có thể có tác động rất tích cực trong nhóm.
Với tư cách là người thúc đẩy bạn nên sẵn sàng để xác định người đóng vai trò xây dựng, tích cực trong nhóm. Những người này có thể giúp cân bằng với những thành viên có khó khăn trong nhóm.
Kiểu Bạn nên làm gì
Một thành viên trong nhóm giải thích lại cho cả nhóm Đề nghị anh ta/chị ta giúp đỡ khi thảo luận đối với những chủ đề khó
Quan sát phản ứng của các thành viên khác khi anh ta/chị ta giải thích
Một thành viên trong nhóm tìm kiếm giảI pháp Xin ý kiến, lời khuyên của anh ta/chị ta khi nhóm không đạt được thoả thuận chung
Thu hút sự chú ý vào anh/chị ta
Một thành viên trong nhóm đề xuất ý tưởng mới Khuyến khích anh ta/chị ta giảI thích ý tưởng của mình trước cả nhóm
Liên hệ những đIều anh ta/chị ta nói với chủ đề của cuộc họp
(Theo Tổ chức hợp tác kỹ thuật Đức GTZ, Hội thảo rút kinh nghiệm cho cán bộ kiểm lâm xã)